Voorwaarden
Deze voorwaarden gelden voor alle offertes en opdrachten van AEM Systems. Ze zijn geschreven om leesbaar te zijn: korte artikelen, gewone taal, en alleen bepalingen die op ons werk van toepassing zijn.
2.1 Deze voorwaarden gelden voor iedere offerte en iedere overeenkomst van AEM, en voor alle werkzaamheden die daaruit voortvloeien.
2.2 Voordat de overeenkomst tot stand komt stelt AEM deze voorwaarden ter beschikking op een manier waarop opdrachtgever ze kan opslaan en later kan raadplegen: als bijlage bij de offerte en op deze pagina.
2.3 Algemene voorwaarden van opdrachtgever gelden niet, ook niet als AEM daar niet uitdrukkelijk bezwaar tegen maakt.
2.4 Wijkt de overeenkomst af van deze voorwaarden, dan gaat de overeenkomst voor. Is een afzonderlijke verwerkersovereenkomst gesloten, dan gaat die voor op artikel 14.
2.5 Is een bepaling nietig of wordt zij vernietigd, dan blijven de overige bepalingen gelden. Partijen treden dan in overleg over een vervangende bepaling die de bedoeling van de oorspronkelijke zo dicht mogelijk benadert.
3.1 Offertes zijn vrijblijvend en 30 dagen geldig, tenzij er iets anders in staat.
3.2 Genoemde bedragen en doorlooptijden zijn gebaseerd op de informatie die opdrachtgever bij de aanvraag heeft gegeven. Blijkt die informatie onvolledig of onjuist, dan mag AEM de offerte aanpassen.
3.3 Een offerte geldt niet automatisch voor vervolgopdrachten.
3.4 Kennelijke vergissingen en schrijffouten in een offerte binden AEM niet.
4.1 De overeenkomst komt tot stand zodra opdrachtgever de offerte schriftelijk aanvaardt, of zodra AEM met instemming van opdrachtgever met de werkzaamheden begint.
4.2 AEM mag een opdracht weigeren, ook zonder opgaaf van reden.
5.1 AEM voert de overeenkomst naar beste inzicht en vermogen uit. Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen is sprake van een inspanningsverplichting, geen resultaatsverplichting.
5.2 Genoemde termijnen zijn een planning, geen fatale termijn, tenzij partijen een datum uitdrukkelijk als fataal hebben aangemerkt. Dreigt AEM een termijn niet te halen, dan meldt AEM dat zo snel mogelijk en spreken partijen een nieuwe planning af.
5.3 AEM mag werkzaamheden door derden laten uitvoeren. AEM blijft daarbij aanspreekpunt en verantwoordelijk voor het resultaat.
5.4 Levert opdrachtgever materialen, feedback of goedkeuringen niet op tijd, dan schuift de planning ten minste met dezelfde duur op. Kosten door zulk oponthoud komen voor rekening van opdrachtgever.
6.1 Opdrachtgever levert tijdig alle materialen, informatie en toegang aan die AEM nodig heeft, en wijst één contactpersoon aan die namens hem beslissingen kan nemen.
6.2 Opdrachtgever staat ervoor in dat hij gerechtigd is de aangeleverde materialen te gebruiken en aan AEM te verstrekken, en dat die materialen geen rechten van derden schenden en niet in strijd zijn met de wet. Opdrachtgever vrijwaart AEM voor aanspraken van derden hierover.
6.3 Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor de juistheid van teksten, gegevens en prijsinformatie die in het opgeleverde worden opgenomen.
7.1 Na oplevering heeft opdrachtgever 14 dagen om het resultaat te beoordelen en gebreken schriftelijk te melden.
7.2 Reageert opdrachtgever niet binnen die termijn, of neemt hij het resultaat in gebruik, dan geldt het als geaccepteerd.
7.3 Gebreken die het gebruik niet wezenlijk in de weg staan, houden acceptatie niet tegen. AEM herstelt ze binnen een redelijke termijn.
7.4 Bij de opdracht hoort het aantal revisierondes dat in de offerte staat. Zijn er geen afspraken over gemaakt, dan geldt één revisieronde per opgeleverd onderdeel. Wat daarbovenop komt is meerwerk.
8.1 Wil opdrachtgever iets toevoegen of veranderen dat buiten de opdrachtomschrijving valt, dan is dat meerwerk.
8.2 AEM voert meerwerk pas uit nadat opdrachtgever schriftelijk akkoord is gegaan met de omvang en de kosten. Bij klein meerwerk waarvoor wachten op akkoord onpraktisch is, mag AEM direct beginnen na een bevestiging per e-mail.
8.3 Meerwerk kan de planning verschuiven. AEM meldt dat vooraf.
9.1 Alle bedragen zijn in euro’s en exclusief btw en andere heffingen van overheidswege, tenzij anders vermeld.
9.2 Kosten van derden die voor de opdracht nodig zijn — domeinnamen, hosting, licenties, betaalde diensten, beeldmateriaal — worden apart in rekening gebracht, tenzij ze uitdrukkelijk in de prijs zijn opgenomen.
9.3 Bij overeenkomsten die langer dan twaalf maanden lopen mag AEM de tarieven jaarlijks aanpassen. AEM kondigt dat ten minste 30 dagen van tevoren aan. Gaat het om een verhoging boven de gebruikelijke indexering, dan mag opdrachtgever de overeenkomst tegen de ingangsdatum opzeggen.
10.1 De betaaltermijn is 14 dagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen.
10.2 Bij opdrachten boven een in de offerte genoemd bedrag mag AEM in termijnen factureren, waarbij een eerste termijn bij aanvang verschuldigd is.
10.3 Betaalt opdrachtgever niet op tijd, dan is hij zonder ingebrekestelling in verzuim. Vanaf dat moment is de wettelijke handelsrente van artikel 6:119a BW verschuldigd, of bij een consument de wettelijke rente van artikel 6:119 BW. Ook de buitengerechtelijke incassokosten komen voor rekening van opdrachtgever, berekend volgens de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten. Is opdrachtgever consument, dan worden die kosten pas verschuldigd nadat AEM hem na het intreden van het verzuim schriftelijk heeft aangemaand om binnen veertien dagen alsnog te betalen, met vermelding van de kosten die daarna volgen.
10.4 Blijft betaling uit, dan mag AEM de werkzaamheden opschorten nadat zij opdrachtgever daarop schriftelijk heeft gewezen en een redelijke termijn heeft gegund. AEM maakt van dit recht geen gebruik als dat onder de omstandigheden onredelijk zou zijn.
10.5 Opdrachtgever mag betalingen niet verrekenen of opschorten, tenzij hij consument is of een rechter of arbiter zijn tegenvordering heeft toegewezen.
11.1 Alle rechten van intellectuele eigendom op wat AEM ontwikkelt — ontwerpen, broncode, documentatie, configuraties — berusten bij AEM, tenzij schriftelijk anders is afgesproken. Dat is het wettelijke uitgangspunt: bij een opdracht gaat het auteursrecht niet vanzelf over op de opdrachtgever.
11.2 Zodra opdrachtgever alles heeft betaald wat hij verschuldigd is, krijgt hij een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en eeuwigdurend gebruiksrecht op het opgeleverde, voor het doel waarvoor het gemaakt is. Zonder toestemming van AEM mag hij het niet doorverkopen of in licentie geven aan derden.
11.3 Wil opdrachtgever de rechten volledig overgedragen krijgen, dan kan dat tegen een aanvullende vergoeding. Overdracht van auteursrecht vereist op grond van artikel 2 lid 3 van de Auteurswet een daartoe bestemde akte; partijen ondertekenen daarvoor een aparte overdrachtsakte, waarin staat welke rechten precies overgaan.
11.4 Materialen die opdrachtgever aanlevert blijven van opdrachtgever. AEM krijgt daarop het gebruiksrecht dat nodig is om de opdracht uit te voeren.
11.5 AEM gebruikt bij haar werk componenten van derden, waaronder opensourcesoftware. Daarop gelden de licentievoorwaarden van die derden. AEM meldt het als een component de gebruiksmogelijkheden van opdrachtgever beperkt.
11.6 AEM mag algemene kennis, methoden, werkwijzen en niet-projectspecifieke componenten die zij bij de opdracht ontwikkelt, ook voor andere opdrachtgevers gebruiken.
11.7 AEM mag het opgeleverde werk in haar portfolio en in haar communicatie tonen, tenzij opdrachtgever daar schriftelijk bezwaar tegen maakt. Vertrouwelijke gegevens worden daarbij nooit getoond.
12.1 Levert AEM hosting, onderhoud of support, dan gelden de afspraken die daarover in de overeenkomst staan. Zonder zulke afspraken eindigt de opdracht bij oplevering en is opdrachtgever zelf verantwoordelijk voor beheer, updates en beveiliging.
12.2 AEM garandeert geen ononderbroken beschikbaarheid. Onderhoud wordt waar mogelijk vooraf aangekondigd en buiten kantooruren uitgevoerd.
12.3 Voor diensten van derden — hostingpartijen, betaaldiensten, API’s, AI-modelaanbieders — gelden de voorwaarden en beschikbaarheid van die derden. AEM is niet aansprakelijk voor uitval, prijswijzigingen of gedragsveranderingen aan hun kant. Stopt een dienst van een derde of wijzigt zij ingrijpend, dan overlegt AEM met opdrachtgever over een alternatief; de kosten daarvan zijn meerwerk.
12.4 Back-ups maakt AEM alleen als dat is afgesproken. Is dat afgesproken, dan staat in de overeenkomst hoe vaak en hoe lang ze bewaard blijven.
13.1 AI-systemen werken op basis van waarschijnlijkheid. De uitkomsten kunnen onjuist, onvolledig of verzonnen zijn, en dezelfde invoer kan verschillende uitkomsten geven. AEM garandeert niet dat output juist, volledig of reproduceerbaar is.
13.2 Opdrachtgever richt passende menselijke controle in voordat output wordt gebruikt voor besluiten met financiële, juridische of andere gevolgen. AEM legt bij oplevering vast waar die controlestap zit. AEM is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat doordat output zonder controle is overgenomen.
13.3 AEM gebruikt gegevens van opdrachtgever niet om AI-modellen te trainen, niet van AEM zelf en niet van derden, tenzij opdrachtgever daar afzonderlijk schriftelijk toestemming voor geeft. AEM richt de koppelingen met modelaanbieders zo in dat training op ingevoerde gegevens contractueel is uitgesloten.
13.4 Prompts, promptketens, agentconfiguraties, systeeminstructies en de architectuur van een AI-oplossing zijn intellectuele eigendom van AEM; artikel 11 is daarop van toepassing. Gegevens van opdrachtgever en de daaruit voortkomende output blijven van opdrachtgever. Over modellen die specifiek op gegevens van opdrachtgever zijn afgestemd maken partijen per opdracht een aparte afspraak.
13.5 Partijen stellen per opdracht vast wie aanbieder en wie gebruiksverantwoordelijke is in de zin van de Europese AI-verordening. Wijzigt opdrachtgever het beoogde doel van een geleverd systeem, brengt hij er zijn eigen naam of merk op aan, of past hij het substantieel aan, dan komt dat voor zijn rekening en risico en vrijwaart hij AEM voor de gevolgen daarvan.
13.6 AEM bouwt geen toepassingen die onder de verboden praktijken van de AI-verordening vallen. Hoog-risicotoepassingen neemt AEM alleen aan na een aparte schriftelijke afspraak.
13.7 Levert AEM een chatbot of een andere toepassing die rechtstreeks met mensen communiceert, dan richt AEM die zo in dat de gebruiker herkent dat hij met een AI-systeem te maken heeft. Opdrachtgever laat die aanduidingen in stand.
14.1 Verwerkt AEM bij de uitvoering van de opdracht persoonsgegevens waarvoor opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke is, dan is AEM verwerker in de zin van de AVG en sluiten partijen daarvoor een afzonderlijke verwerkersovereenkomst. Die gaat voor op dit artikel.
14.2 AEM mag subverwerkers inschakelen. AEM meldt een nieuwe subverwerker vooraf, waarna opdrachtgever binnen twee weken schriftelijk bezwaar kan maken.
14.3 Kosten die AEM maakt om opdrachtgever bij te staan bij verzoeken van betrokkenen, audits of datalekken mag AEM in rekening brengen, tenzij het datalek aan AEM te wijten is.
14.4 Hoe AEM omgaat met gegevens die via deze website binnenkomen, staat in de privacyverklaring.
15.1 Partijen houden vertrouwelijke informatie die zij van elkaar krijgen geheim en gebruiken die alleen voor de uitvoering van de overeenkomst. Deze plicht blijft gelden na afloop.
15.2 De plicht geldt niet voor informatie die al openbaar was, die een partij zelfstandig heeft ontwikkeld, of die op grond van de wet of een rechterlijke uitspraak openbaar gemaakt moet worden.
16.1 De aansprakelijkheid van AEM is per gebeurtenis beperkt tot het bedrag dat haar aansprakelijkheidsverzekeraar in dat geval uitkeert, vermeerderd met het eigen risico. Keert de verzekeraar niet uit, dan is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat opdrachtgever in de twaalf maanden vóór de gebeurtenis voor de betreffende opdracht heeft betaald, exclusief btw. Een reeks samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis.
16.2 AEM is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gederfde winst, gemiste besparingen, omzetverlies, reputatieschade, verlies of beschadiging van gegevens, en schade door bedrijfsstagnatie.
16.3 De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van AEM of haar leidinggevenden, en niet bij schade door dood of lichamelijk letsel.
16.4 Aansprakelijkheid ontstaat pas nadat opdrachtgever AEM schriftelijk in gebreke heeft gesteld en AEM een redelijke termijn heeft gegund om alsnog na te komen, tenzij nakoming blijvend onmogelijk is.
16.5 Elke vordering vervalt twaalf maanden nadat opdrachtgever de schade heeft ontdekt of redelijkerwijs had kunnen ontdekken.
16.6 Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor het maken van back-ups van zijn gegevens, tenzij back-ups uitdrukkelijk tot de opdracht behoren.
17.1 Kan AEM haar verplichtingen niet nakomen door overmacht, dan worden die opgeschort zolang de overmacht duurt. Onder overmacht valt in elk geval: storingen of uitval bij leveranciers en hostingpartijen, DDoS-aanvallen en andere cyberaanvallen, langdurige stroom- of internetstoringen, overheidsmaatregelen, epidemieën, en langdurige ziekte of uitval van personen die voor de opdracht onmisbaar zijn.
17.2 Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan mag elke partij de overeenkomst schriftelijk ontbinden voor het deel dat nog niet is uitgevoerd. Wat al is geleverd wordt afgerekend.
18.1 Een opdracht voor een afgebakend project eindigt bij acceptatie van het resultaat.
18.2 Doorlopende overeenkomsten, zoals hosting of onderhoud, worden aangegaan voor twaalf maanden en daarna telkens stilzwijgend met één maand verlengd. Opzeggen kan schriftelijk met een opzegtermijn van één maand.
18.3 Zegt opdrachtgever een projectopdracht tussentijds op, dan betaalt hij het werk dat tot dat moment is verricht en de kosten die AEM al heeft gemaakt of niet meer kan afwenden.
18.4 Elke partij mag de overeenkomst met onmiddellijke ingang ontbinden als de andere partij in staat van faillissement wordt verklaard, surseance van betaling aanvraagt, of haar activiteiten staakt.
18.5 Bij het einde van de overeenkomst werkt AEM op verzoek en tegen haar gebruikelijke tarief mee aan een nette overdracht.
19.1 Klachten over het geleverde meldt opdrachtgever schriftelijk en zo gedetailleerd mogelijk binnen twee maanden nadat hij het gebrek heeft ontdekt of redelijkerwijs had kunnen ontdekken.
19.2 Is een klacht terecht, dan herstelt AEM het gebrek binnen een redelijke termijn. Is herstel niet mogelijk of redelijk, dan crediteert AEM het deel van de prijs dat op het gebrek betrekking heeft.
19.3 Een klacht schort de betalingsverplichting niet op, tenzij opdrachtgever consument is.
20.1 AEM richt zich op zakelijke opdrachtgevers. Sluit een consument toch een overeenkomst op afstand, dan geldt dit artikel en gaat het bij strijdigheid voor op de rest.
20.2 De consument heeft veertien dagen bedenktijd, gerekend vanaf de dag waarop de overeenkomst is gesloten. Binnen die termijn kan hij de overeenkomst zonder opgaaf van reden ontbinden. Dat mag vormvrij, bijvoorbeeld per e-mail aan info@aemsystems.nl, of met het modelformulier voor herroeping dat als bijlage bij deze voorwaarden is opgenomen.
20.3 Wil de consument dat AEM binnen de bedenktijd al begint, dan vraagt AEM daar uitdrukkelijk om bevestiging van. Is de dienst daarna volledig uitgevoerd én heeft de consument vooraf verklaard afstand te doen van zijn herroepingsrecht, dan vervalt dat recht. Herroept hij tijdens een lopende dienst, dan betaalt hij naar evenredigheid voor wat al is geleverd.
20.4 Bepalingen in deze voorwaarden die op grond van dwingend consumentenrecht onredelijk bezwarend zijn, gelden niet tegenover een consument.
21.1 AEM mag deze voorwaarden wijzigen. Voor lopende doorlopende overeenkomsten kondigt AEM een wijziging ten minste 30 dagen van tevoren aan.
21.2 Is de wijziging wezenlijk in het nadeel van opdrachtgever, dan mag hij de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.
21.3 Op een lopende projectopdracht blijft de versie gelden die bij het sluiten van de overeenkomst is verstrekt.
22.1 Op alle overeenkomsten met AEM is Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag is uitgesloten.
22.2 Partijen proberen een geschil eerst samen op te lossen. Lukt dat niet, dan is de rechtbank Midden-Nederland, locatie Utrecht, bevoegd, voor zover de wet een forumkeuze toelaat. Die ruimte is beperkt: gaat het om een vordering van ten hoogste € 25.000 of om een andere zaak die artikel 108 lid 2 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering noemt, dan blijft de volgens de wet bevoegde rechter bevoegd. Is opdrachtgever consument, dan is dat in beginsel de rechter van zijn woonplaats; deze bepaling doet daar niets aan af. AEM mag opdrachtgever altijd dagvaarden voor de rechter die volgens de wet bevoegd is.
22.3 Deze voorwaarden bestaan in een Nederlandse en een Engelse versie. Bij verschil in uitleg is de Nederlandse tekst doorslaggevend.
Deze bijlage hoort bij artikel 20 en is alleen van belang voor consumenten. Vul hem in en stuur hem terug als je de overeenkomst wilt herroepen. Herroepen mag ook vormvrij, bijvoorbeeld per e-mail; dit formulier gebruiken is niet verplicht.
(*) Doorhalen wat niet van toepassing is.