Privacy
Deze website verzamelt zo min mogelijk. Er staan geen cookies op, geen analytics, geen trackers en geen advertentienetwerken. Op de contactpagina draait één externe spamcontrole; verder wordt er bij een bezoek niets bij een derde opgehaald. Hieronder lees je precies welke gegevens we wél verwerken, waarom dat mag, hoe lang we ze bewaren en wat jouw rechten zijn.
AEM Systems bouwt websites, maatwerksoftware en AI-automatiseringen. Voor de gegevens die via deze website worden verwerkt zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4 lid 7 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Wij zijn niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen en hebben dat ook niet gedaan. Vragen over privacy kun je stellen via bovenstaand e-mailadres; die komen rechtstreeks bij de oprichters terecht.
Er zijn precies drie momenten waarop via deze website persoonsgegevens worden verwerkt:
Meer dan dit gebeurt er niet. Er is geen nieuwsbrief, er zijn geen reacties onder blogartikelen, er is geen account en er wordt niets geanalyseerd of geprofileerd.
Via het contactformulier vragen wij om je volledige naam en je e-mailadres. Je bedrijfsnaam en je bericht zijn optioneel. Zonder naam en e-mailadres kunnen we je niet antwoorden; die twee velden zijn daarom verplicht. Verder ziet de ontvangende dienst automatisch je IP-adres, het tijdstip van verzending en je browsertype, zoals elke internetdienst dat ziet.
Dat hangt af van je bericht, en daarom noemen we twee grondslagen:
Wij vragen hiervoor geen toestemming en baseren ons er ook niet op. Voor een bericht dat je ons zelf stuurt is toestemming niet de juiste grondslag.
Het formulier wordt verwerkt door Formspark, een dienst van het Belgische Trampoline Software SRL die je bericht als e-mail aan ons doorstuurt. Formspark bewaart de berichten binnen de Europese Economische Ruimte, in Ierland en Duitsland, en verwerkt ze uitsluitend in onze opdracht en op basis van een verwerkersovereenkomst. Daarna staat je bericht in onze e-mailbox bij Mijndomein.
Om te voorkomen dat het formulier volloopt met geautomatiseerde berichten gebruiken wij Cloudflare Turnstile, ingesteld in de onzichtbare modus. Die controle draait alleen op deze contactpagina, maar wel vanaf het moment dat je de pagina opent — dus ook als je het formulier niet invult. Je ziet er niets van: er is geen puzzel en geen vinkje.
Cloudflare ontvangt daarbij je IP-adres, je browserkenmerk en een kenmerk van je beveiligde verbinding, en geeft ons via Formspark alleen door of de controle geslaagd is. Bij het uitvoeren van die controle treedt Cloudflare op als onze verwerker. Voor het verbeteren van de eigen botherkenning is Cloudflare daarnaast zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke; op dat gebruik hebben wij geen zeggenschap. Cloudflare gebruikt deze gegevens volgens eigen opgave niet om profielen te bouwen of advertenties te tonen. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een bruikbaar contactformulier (artikel 6 lid 1 sub f AVG): zonder deze controle is een openbaar formulier in de praktijk onbruikbaar door spam.
Welke gegevens Cloudflare hierbij verwerkt, en in welke rol, staat in het Turnstile Privacy Addendum van Cloudflare.
Leidt het contact tot een opdracht, dan verwerken wij daarnaast de gegevens die nodig zijn om die opdracht uit te voeren en te factureren: contactgegevens van de betrokken medewerkers, bedrijfsgegevens, correspondentie, en wat er verder in het project aan gegevens langskomt.
De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG). Voor facturen en de administratie daaromheen geldt bovendien een wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG): de fiscale bewaarplicht van artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen schrijft voor dat wij die zeven jaar bewaren.
Verwerken wij bij een opdracht persoonsgegevens waarvoor jij de verwerkingsverantwoordelijke bent — bijvoorbeeld bij hosting, onderhoud of een AI-automatisering — dan sluiten wij daarvoor een aparte verwerkersovereenkomst met je.
Deze website wordt gehost door Vercel. Vercel legt in serverlogboeken technische gegevens vast die nodig zijn om de site te kunnen leveren en te beveiligen: het IP-adres, het tijdstip, de opgevraagde pagina, de statuscode en je browsertype. Deze logboeken gebruiken wij niet om bezoekers te volgen of te analyseren; wij bewaren er zelf geen kopie van. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een werkende en beveiligde website (artikel 6 lid 1 sub f AVG). Vercel is een Amerikaanse onderneming; wat dat betekent staat in artikel 7.
Wij verkopen je gegevens niet en gebruiken ze niet voor reclame. Wij delen ze alleen met partijen die ons helpen deze website en onze dienstverlening te laten werken:
| Ontvanger | Waarvoor | Rol |
|---|---|---|
| Vercel | Het leveren en beveiligen van de website | Verwerker |
| Formspark | Het doorsturen van berichten uit het contactformulier | Verwerker |
| Cloudflare | De spamcontrole bij het versturen van het contactformulier | Verwerker |
| Mijndomein | Het ontvangen en bewaren van onze e-mail | Verwerker |
Met iedere verwerker sluiten wij een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 AVG voorschrijft. Daarnaast kunnen wij gegevens delen met onze accountant of met een adviseur, of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Bij het bekijken van deze website haalt je browser niets op bij externe partijen: alle tekst, afbeeldingen, video en lettertypen komen van ons eigen adres. De site wordt echter gehost door Vercel Inc., een onderneming in de Verenigde Staten. Bezoekers uit Nederland worden in de praktijk bediend vanuit het Europese knooppunt van Vercel in Frankfurt, maar omdat Vercel Inc. in de Verenigde Staten gevestigd is, geldt het verwerken van je bezoekgegevens juridisch wél als een doorgifte buiten de EER. Vercel hanteert daarvoor de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, zoals opgenomen in zijn verwerkersovereenkomst.
Bij het openen en versturen van het contactformulier komt daar Cloudflare bij, eveneens een Amerikaanse onderneming. Ook voor die doorgifte gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Cloudflare verklaart daarnaast deel te nemen aan het EU-VS Data Privacy Framework, waarvoor de Commissie op 10 juli 2023 een adequaatheidsbesluit nam.
De overige schakels blijven binnen Europa. Formspark is een Belgische dienst en bewaart de berichten in Ierland en Duitsland. Onze e-mail bij Mijndomein wordt naar opgave van die partij binnen Europa gehost.
Een kopie van de waarborgen die wij met deze partijen zijn overeengekomen, kun je bij ons opvragen via info@aemsystems.nl. Wil je ons bereiken zonder dat de spamcontrole van Cloudflare wordt aangesproken, mail ons dan rechtstreeks op datzelfde adres. Houd er wel rekening mee dat je bezoek aan deze website hoe dan ook via Vercel verloopt.
| Gegevens | Bewaartermijn | Waarom |
|---|---|---|
| Bericht via het contactformulier dat niet tot een opdracht leidt | 12 maanden | Om de vraag af te handelen en op een eventueel vervolg terug te kunnen kijken |
| Bericht dat wel tot een opdracht leidt | Zolang de opdracht loopt, daarna 7 jaar | Onderdeel van het klantdossier en de administratie |
| Facturen en administratie | 7 jaar | Fiscale bewaarplicht, artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen |
| Serverlogboeken | Wij bewaren zelf geen kopie; onze hostingpartij houdt ze kort beschikbaar | Technisch beheer en beveiliging |
Zijn gegevens niet langer nodig, dan verwijderen wij ze.
De AVG geeft je een aantal rechten. Je kunt ze alle uitoefenen door een e-mail te sturen naar info@aemsystems.nl. Wij reageren binnen één maand. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen wij je vragen jezelf te identificeren.
Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten — dan lossen we het op. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
De website wordt uitsluitend via een versleutelde verbinding (HTTPS) aangeboden, zodat wat je in het contactformulier typt onderweg niet meegelezen kan worden. Toegang tot onze e-mail en systemen is beperkt tot de drie oprichters en beveiligd met sterke, unieke wachtwoorden en tweefactorauthenticatie. Wij verwerken bewust zo min mogelijk: wat niet verzameld wordt, kan ook niet uitlekken.
Gaat er onverhoopt toch iets mis en raakt dat jouw gegevens, dan melden wij dat volgens artikel 33 en 34 AVG bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, als het waarschijnlijk een hoog risico voor je oplevert, ook rechtstreeks bij jou.
Voor de duidelijkheid, want het scheelt je het lezen van een hoop standaardtekst die hier niet van toepassing is:
Verandert er iets aan de website of aan de manier waarop wij met gegevens omgaan, dan passen wij deze verklaring aan. Bovenaan staat altijd de versie en de datum van de laatste wijziging. Bij ingrijpende wijzigingen laten wij dat weten aan klanten met wie wij een lopende overeenkomst hebben.